Общая значимость задачи по оценке сделки
В практике работы руководителей отделов продаж оценка сделки является одной из важнейших функций управленческого анализа продаж, наряду с такими как выявление наиболее ходовых товарных позиций и наиболее выгодных клиентов.
Практически каждому руководителю отдела продаж, а в более широком смысле и каждому руководителю предприятия, так или иначе необходимо знать, являются ли выполняемые предприятием заказы покупателей, проекты, работы, услуги, продажи, сделки и т. д. прибыльными или убыточными, каков размер получаемых прибылей или убытков, и насколько рентабельны и эффективны затраты (вложения, инвестиции) в те или иные виды деятельности предприятия.
История постановки задачи
В данном конкретном случае работа над реализацией автоматизированного решения по оценке сделки началась в ходе выполнения одного из проектов комплексной автоматизации коммерческого торгового предприятия (оптовая торговля).
Исходный запрос Заказчика состоял в том, что руководителю предприятия хотелось заранее знать — сколько может заработать предприятие на той или иной сделке, и стоит ли вообще ее начинать, может быть, она изначально убыточна.
Ему также хотелось знать эффективность работы своих менеджеров — принесла ли деятельность менеджера прибыль или, наоборот, убыток предприятию в целом, и каков размер этой прибыли или убытка.
И затем, на вопрос менеджера — «Я работал, заплатите мне»- иметь аргументированный ответ, сколько он реально заработал и заработал ли вообще.
Особенности реализации
Основные особенности реализации задачи по оценке сделки в данном проекте можно свести к следующим:
Оценка сделки производится заранее, до момента ее совершения, что позволяет, с одной стороны, уже на этом этапе отсеять заведомо невыгодные сделки, а с другой — планировать будущие объемы продаж и прибыли
Оценка сделки включает в себя одновременно и оценку эффективности деятельности менеджеров
Оценка сделки учитывает временной фактор — чем дольше срок оплаты покупателя, тем ниже доля прибыли и процент вознаграждения менеджера
Автоматизированная процедура оценки сделки и вознаграждения менеджеров была реализована на базе программного комплекса 1С: Предприятие 7.7, компонента «Торговля и склад»
Непосредственное пользование автоматизированной процедурой оценки будущей сделки передано в руки непосредственных исполнителей — менеджеров отдела продаж, что существенным образом повышает уровень их мотивации
Управленческий регламент по оценке сделки и расчету вознаграждения менеджеров
В основу работ по автоматизации задачи оценки сделки и расчету вознаграждения менеджеров был положен специально разработанный управленческий регламент.
Содержание данного регламента может быть использовано как базовое для построения подобных регламентов и на других предприятиях.
Управленческий регламент по оценке сделки и расчету вознаграждения менеджеров включает в себя следующие организационные вопросы:
*Определение перечня затрат по сделке
Сюда входят сопутствующие переменные затраты, на которые менеджер может непосредственно влиять при совершении сделок
Это телефонные разговоры, командировочные и представительские расходы, транспортные затраты и т. д.
В перечень данных затрат не следует включать постоянные затраты, такие, например, как аренда, и затраты на бухгалтерию, поскольку менеджер их не контролирует и не может ими управлять.
*Определение базовой цены продукции
Менеджер получает для реализации продукцию по определенной базовой цене, которую определяет руководство предприятия.
Это не обязательно должна быть себестоимость продукции. Базовая цена, как правило, несколько выше себестоимости.
Разница между отпускной и базовой ценой составляет маржинальный доход сделки.
*Определение процента вознаграждения менеджера
Процент вознаграждения менеджеров по итогам сделок определяется руководством предприятия
При этом он привязывается к маржинальному доходу по сделке (общая сумма продажи минус общая
сумма затрат по сделке).
Важно также, что менеджеры изначально знают величину процента своего вознаграждения и с помощью программы могут в любой момент рассчитать саму сумму вознаграждения по каждой сделке и по всем сделкам в целом.
*Определение факта сделки
В некоторых случаях необходимо дополнительно определить, что именно следует считать сделкой
Например, в одних случаях сделкой может считаться каждая заявка (заказ) покупателя, в других — машина, в которую загружена продукция по нескольким заказам покупателей
Разное понимание сделки влечет за собой и разные схемы разнесения затрат, а также расчета вознаграждения менеджеров
В частности, с точки зрения руководителя для расчета вознаграждения лучше учитывать в качестве сделки реализацию продукции по всей машине целиком. Таким образом проще отследить затраты и менеджер должен будет получить оплаты за все отгрузки из соответствующей машины.
Эта схема уменьшает количество рискованных отгрузок, когда менеджер, чтобы получить вознаграждение, осуществляет отгрузки платежеспособным клиентам регулярно, а остальную часть машины дополняет заказами не очень надежных клиентов с целью лишь бы отправить машину.
Таким образом, при выборе в качестве объекта сделки машины отгрузки, уменьшается дебиторская задолженность предприятия.
Однако здесь возникает и новый вопрос — об уплате вознаграждения, если клиентами оплачена только часть машины.
*Учет длительности совершения сделки
Один из важных факторов оценки сделки, который, однако, в силу трудоемкости его учета до последнего времени практически не использовался, является время совершения сделки.
Связано это с тем, что деньги имеют определенную стоимость, которая может изменяться в течение определенного временного периода.
Например, для выполнения заказа покупателя и закупки соответствующих товаров компания берет банковский кредит и выплачивает по нему проценты. Чем дольше срок оплаты клиентом за отгруженный товара (товарный кредит покупателю), тем больше срок погашения банковского кредита для продавца, больше сумма выплат по кредиту и, соответственно, более высокая сумма затрат на сделку.
Отсюда, при предварительной оценке сделки может оказаться так, что от нее легче отказаться, чем согласиться
В других случаях, такая информация может послужить дополнительным аргументом в переговорах с клиентом для демонстрации ему необходимости сокращения сроков оплат по сделке
*Участие менеджеров в оценке сделок и расчете вознаграждений
Еще одним значимым моментом при реализации оценки сделки является предоставление автоматизированных средств оценки в непосредственное пользование самим менеджерам
Практический любой менеджер, прежде чем начинать сделку, хочет знать, сколько он получит за свою работу — если продукция будет отпущена по этой цене и покупатель рассчитается в определенный срок.
Причем знать это в любой момент времени, а не ждать конца месяца, когда руководство подведет итоги и объявит, что прибыли нет, и менеджер ничего не получит.
Более того, имея перед собой общую оценку будущей сделки, менеджер может регулировать подвластные ему статьи затрат, например, необходимость командировок, представительских и др., с тем, чтобы получить требуемый результат в виде общей прибыли и собственного вознаграждения.
Самостоятельная оценка сделки и вознаграждения самым существенным образом повышает уровень мотивации менеджеров и влияет на эффективность их работы
Благодарность
Авторы выражают благодарность директору компании «Грюсор» Юрию Грузду за ряд интересных идей, высказанных в процессе сотрудничества по проекту комплексной автоматизации предприятия
Авторские права
© Юрий Грузд (руководитель компании «Грюсор») — исходная идея. 2005 г.
© Николай Зайцев (руководитель проектов компании «Веспол») — постановка задачи, руководство реализацией решения, написание исходного текста. 2005-2006 г.г.
© Сергей Дмитриев (руководитель компании «Веспол»), общее руководство реализацией решения, идея текста, обработка и подготовка к печати исходных текстов, продюссирование публикации. 2005-2006 г.г.
Условия републикации
Перепечатка данного текста возможна, в том числе полностью или частично, с возможными корректировками содержания и стиля, при условии ссылки на www.vespol-soft.com
Дальнейшее развитие темы
Авторы приглашают к сотрудничеству по развитию данной, а также других тем по управлению работой отделов продаж, всех заинтересованных лиц.
Вопросы, замечания и предложения Вы можете присылать на адрес info@vespol-soft.com
C уважением
Сергей Дмитриев
Николай Зайцев
19 апреля 2006 г.
