Это небольшая история на тему о том, что такое отчет для руководителя, подготовленный бухгалтером. Другими словами, можно ли использовать данные бухгалтерского учета для принятия управленческих решений.
Небольшая коммерческая компания, начинает свою деятельность: идут первые обороты, снимается офис, набираются люди и т. д.
В один из моментов директор хочет посмотреть статистику по оборотам. Это происходит примерно в конце марта — в начале апреля. Первым делом он просит своего заместителя и партнера по бизнесу подготовить отчет о том, какие деньги поступали на счет, какие расходовались и куда. При этом подразумевается, что зам обратится к бухгалтеру, который у них приходящий, и принесет эти данные.
Директор задает следующий примерный формат отчета — какие и когда деньги поступали, от кого, и какие когда уплачивались, и на какие нужды. Дополнительно было пожелание, чтобы отчет был в электронном виде, что-то в виде файла в формате Excel.
Первая проблема, с которой пришлось столкнуться, это непонимание зама, зачем эту нужно. Мол, чего играться с цифрами, что это даст, с подтекстом, что лучше заниматься более важными делами
Это довольно распространенная тема, когда менеджеры считают, что точные цифры особо не нужны, они ничего особенного не дают и т. д. К чести директора, в этом случае он все-таки настоял на своем и потребовал, чтобы эти цифры ему были предоставлены
Вторая тема — испорченный телефон, т. е. какой именно должен быть отчет. Она вылезла потом.
Третий момент — что-то вроде нежелания зама лишний раз беспокоить бухгалтера. Это тоже имеет под собой определенную подоплеку, когда на предприятиях бухгалтер становится такой важной фигурой, что люди просто боятся лишний раз к нему обратиться по тем или иным вопросам.
Но и это еще не все. Потребовалась целых недели две, прежде чем отчет, после нескольких напоминаний директора и объяснений зама, что он сильно занят, забыл и т. д., чтобы этот отчет, наконец, появился на столе у директора.
Но, в результате всех этих, даже не знаю, как их назвать, «событий», или еще как, отчет появился у директора в таком виде, в котором он не мог и не хотел его читать. Что-то вроде движения по каким-то счетам и т. д.
Его можно было, конечно, прочитать, разобраться, пару раз позвонить тому же бухгалтеру и т. д. Но, спрашивается, зачем все это нужно? Ведь директор есть все-таки директор, и он не обязан тратить время на то, чтобы разбираться во всяких козебяках.
Другими словами, здесь сработал, кроме всего прочего, и вышеупомянутый эффект испорченного телефона, когда вместо одной формы и структуры отчета, сделали совсем другое, или существенно другое.
В общем, отчет был отправлен на доработку, а точнее, последовал достаточно жесткий разговор с замом, который снова упорствовал по поводу целесообразности всей этой затеи. В результате, директор сам набирает бухгалтера и сам объясняет ему, что именно он хочет получить. В итоге бухгалтер произносит заветную фразу — «похоже, я знаю, что вам нужно, это, наверное, отчет о движении по 51-му счету (расчетный счет)». Попутно выясняется, что отчет можно получить только в бумажной форме, поскольку как его вывести в Excel бухгалтер не знает (она работает с 1С Бухгалтерией 6-й версии)
Проходит еще несколько дней и отчет, наконец, у директора. Его структура уже более менее понятна и потратив еще час-полтора директор набивает его в Excel, чтобы получить удобную форму для анализа.
Что собой представляет этот отчет по структуре — это отдельный разговор. В данном же случае, в завершение темы отметим лишь основные трудности, с которыми столкнулся директор:
Время получения отчета — с момента выдачи задания до получения результата прошло порядка 3 недель
Сопротивление промежуточного звена в лице зама, в других случаях это могут быть разные сотрудники, а чаще всего, топ-менеджеры, которые не придают значения таким задачам
Необходимость объяснения, что именно нужно и как оно должно выглядеть («испорченный телефон»)
Формат отчета, который приходится понимать, разбирать, уточнять и т. д.
Некоторые записи в отчете непонятны, например, «перечисление взносов за февраль». Можно догадаться, что это налоги, но какие именно? Т.е., опять требуется время на звонки бухгалтеру, уточнение, выяснение и т. д. А если учесть, что телефон у бухгалтера может быть занят, она может уйти в банк и т. д., то становится понятным, как это может затянуться
Бумажный формат отчета, который приходится заново от руки набивать
А что же должно быть в идеале? — В течение порядка нескольких секунд директор должен нажать несколько раз на клавиши и получить тот отчет, который ему нужен.
Очень существенно, что он может это делать сам, без промежуточных звеньев, затем быстро, причем очень быстро, плюс возможность тут же и опять же быстро, если нужно его перестроить, выбрать другие срезы, отсортировать, наложить фильтры и т. д.
