Одним из самых больных мест для традиционных учетных систем является проблема двойных записей. Например, один и тот же клиент может быть записан два раза: в одном случае как ООО "Промторг", в другом как "Промторг" ООО. Или, в одном случае номенклатурный код товара может быть записан как — УТ-220089, а в другом — УТ/220089.
К чему это может привести знает каждый, кому пришлось с этим столкнуться. Нарушается вся система учета. Приходилось, например, наблюдать такие случаи, когда менеджер отдела продаж смотрит остатки по складу определенного товара, система показывает, что его нет, а кладовщик говорит, что он есть. Те же проблемы с отчетностью, планированием закупок и т. д.
Для предупреждения таких ошибок разрабатываются различные правила ввода информации. Но как быть тогда, когда информация уже в системе, когда вводилась она давно, а сейчас ее очень много — количество клиентов и товаров может исчисляться тысячами — и перебить все вручную просто не представляется возможным. Более того, "двойники" уже попали во всевозможные отчеты, и изменить исходную информацию означает ни много, ни мало как переделку и всей системы уже накопленной отчетности, на что решится не каждая компания или предприятие.
Для решения такой проблемы нами разработан специальный модуль под рабочим названием "Словарь синонимов". Смысл его работы в следующем: не нарушая сложившейся системы учета первичной информации и итоговой отчетности, пользователь может присваивать новые названия тем или иным товарам, группируя, объединяя их по своему усмотрению, либо, наоборот, разводя их по разным критериям.
В результате, становится возможным использовать более адекватные исходные данные при построении оперативных, а также сводных аналитических отчетов.
